360° Feedback: ook voor onze evenementen

[Blog] 360° Feedback: ook voor onze evenementen

Jaarlijks organiseert Lejeune tientallen evenementen voor haar opdrachtgevers.  Van bestuurs- en commissievergaderingen en kleinschalige workshops waar tientallen deelnemers aanwezig zijn, tot een- of meerdaagse seminars en congressen of beursdeelnames op verschillende plekken in de wereld voor honderden leden.

Hoe zorg je ervoor dat je de klant het beste blijft bieden op gebied van evenementenmanagement? Hoe zorgen wij voor een optimale ‘event experience’? Hoe zorgen wij voor de juiste mix van netwerkmogelijkheden en leerervaringen door middel van het juiste congresprogramma? Dat doen we door gebruik te maken van feedback vanuit diverse bronnen; 360° feedback. We leggen de lat voor onszelf hoog. Niet alleen in de uitvoering meer ook in het doorvoeren van verbeteringen op gebied, van content, interactie, netwerkervaringen en overige signalen die in de relevante omgeving spelen.

Vier ontwikkelingen

Als verenigingsmanagementbureau zien wij een viertal ontwikkelingen:

• Door consolidatie in de markt verschijnen er minder deelnemers op evenementen.
• Toename van het aantal spelers voor het organiseren van kennisevenementen, zoals mediabedrijven, onderzoeks- en onderwijsinstellingen, leveranciers met eigen ‘customer events’ en de verschillende mogelijkheden die tegenwoordig online geboden worden.
• Intensivering van marketingactiviteiten om exposure te genereren voor een event. Er is veel aanbod voor leden. Het gevolg is dat de beslissingen worden uitgesteld, hierdoor wordt de doorlooptijd voor registraties steeds korter.
• De vraag naar nieuwe vergadervormen wordt steeds groter. De behoefte naar interactie in de vorm van dialoog en discussie neemt toe, bij voorbeeld door het inzetten van stem-hulpmiddelen. Het vergroten van de communityervaring rondom het evenement met behulp van pre-event workshops, livestreams en door het inzetten van tools zoals event apps die directe interactie tussen deelnemers mogelijk maken.

De concrete behoefte te formuleren

Lejeune adviseert en helpt haar opdrachtgevers de concrete behoefte van de leden te formuleren. Samen met het bestuur van de branchevereniging wordt in commissies en werkgroepen de behoefte vertaald naar een plan. Hoe komen wij aan de input voor een plan? Na elk evenement vragen wij feedback aan o.a. de deelnemers, maar ook bij de thuisblijvers waarom zij geen behoefte hadden aan deelname. Tijdens evenementen ontvangen wij directe feedback, niet alleen van deelnemers maar ook van andere betrokkenen aanwezig tijdens een event. Deze terugkoppeling geeft ons de mogelijkheid om de evenementenstrategie voor de lange, maar ook op de korte termijn bij te sturen.

Feedback en het monitoren van trends in ons werkveld

Het organiseren van jaarlijkse evenementen voor onze opdrachtgevers is een doorlopend proces dat samenhangt met de dagelijkse activiteiten van de opdrachtgever. Continu voeren wij aanpassingen en verbeteringen door op basis van de ontvangen feedback en jarenlange ervaring. De twee belangrijkste elementen hierbij zijn content en netwerken: hoe worden deze twee elementen ervaren tijdens en na het evenement? Met het vragen van feedback en het monitoren van trends in ons werkveld, zorgen wij er altijd voor dat de klant op een eigentijdse manier wordt voorzien in haar behoefte.

Elke Verbaarschot

Relatiemanager verenigingen Lejeune