Van pionieren tot professionaliseren: voorzitter Freerk Potze over CA+ certificering

Nieuw concept in de markt zetten

Freerk Potze is al meer dan dertig jaar actief in de wereld van vertrouwelijke vernietiging. Tegenwoordig is hij commercieel directeur bij Reisswolf en combineert hij die rol met het voorzitterschap van de CA+ commissie. Privé is hij getrouwd en vader van twee jongvolwassen kinderen, die hun eigen loopbaan volgen in totaal andere sectoren. “Maar,” zegt hij lachend, “data speelt tegenwoordig overal een rol.”

Na zijn HEAO-studie kwam Freerk in de jaren negentig terecht bij Virol, een oudpapier- en metaalbedrijf dat besloot een nieuwe stap te zetten: vertrouwelijk papier niet langer als reststroom behandelen, maar apart inzamelen en vernietigen. Ze hadden een hal gecreëerd en een machine gekocht. Freerk kreeg de opdracht dit concept in de markt te zetten, in een tijd waarin dat allesbehalve vanzelfsprekend was.

Dat bleek pionierswerk. “Vertrouwelijk papier ging gewoon bij het oudpapier. En ineens moest je klanten uitleggen waarom ze hiervoor moesten gaan betalen. Dat ging niet over prijs, maar over verantwoordelijkheid.”

Van afval naar veiligheid

Vanaf het begin draaide het voor Freerk om bewustwording. Organisaties moesten begrijpen dat informatie bescherming verdient, los van de restwaarde van papier. Om dat duidelijk te maken, maakte hij zelfs onderscheid in zijn eigen presentatie richting klanten: één visitekaartje voor oudpapier en één voor vertrouwelijke vernietiging.

“We wilden weg van het beeld van afval en toe naar veiligheid en dienstverlening.”

Een belangrijk uitgangspunt daarbij was eenvoud voor de klant. Freerk adviseerde organisaties om geen onderscheid te maken tussen vertrouwelijk en niet-vertrouwelijk kantoorpapier. “Als je medewerkers laat bepalen wat wel en niet vertrouwelijk is, leg je daar een verantwoordelijkheid neer die eigenlijk bij de organisatie hoort. Dat werkt niet. Mijn advies was altijd: behandel al het kantoorpapier als vertrouwelijk.”

Ook in het kader van productvernietiging hanteert hij een helder principe: als uitvoerende partij bepalen zij niet wat er wordt vernietigd. Die keuze ligt altijd bij de klant, met diens eigen redenen.

De waarde van het contract is groter dan de factuur

In de jaren die volgden bouwde Freerk mee aan de groei van Reisswolf in Nederland en werd hij verantwoordelijk voor landelijke coördinatie en internationale afstemming. Tegelijkertijd bleef hij zich inzetten voor kwaliteitsverbetering in de sector als geheel.

Volgens Freerk wordt de waarde van vertrouwelijke vernietiging nog vaak onderschat, juist omdat de kosten relatief laag zijn. Bij inkopers ligt vaak de focus op grote contracten, daar is de winst voor hen te behalen. “Onze facturen zijn meestal geen grote bedragen. Maar de waarde van het contract is enorm. Het gaat om risicobeheersing. Eén datalek kan enorme gevolgschade veroorzaken.”

Wetgeving rond privacy en datalekken heeft die bewustwording versterkt. Waar hij vroeger vooral vanuit overtuiging moest verkopen, kan hij nu wijzen op concrete regels en toezicht. Dat helpt in gesprekken met klanten. Toch is er nog altijd werk te doen, met name bij kleinere bedrijven.

“Grote organisaties hebben het meestal goed geregeld. In het kleinere MKB zie je nog steeds dat vertrouwelijk materiaal soms gewoon bij het oudpapier belandt.”

Waarom onafhankelijke certificering telt

Die focus op kwaliteit bracht Freerk al vroeg bij onafhankelijke certificering. Hij gelooft sterk in externe toetsing. “Je kunt zelf zeggen dat je het goed doet, maar het is veel sterker als een derde dat bevestigt.”

Via internationale certificering NAID kwam hij uiteindelijk uit bij de Nederlandse CA+ regeling, een initiatief van de branchevereniging FNOI. Inmiddels is CA+ uitgegroeid tot een herkenbaar keurmerk dat steeds vaker wordt gevraagd in aanbestedingen.

“Bij grote tenders zie je CA+ nu bijna standaard terugkomen. Dat was tien jaar geleden echt anders. Daar ben ik best trots op.” Voor Freerk draait CA+ om het borgen van kwaliteit in de hele keten: van inzameling tot vernietiging, vast of mobiel, papier of digitale dragers.

Meer dan papier alleen

De sector verandert. Papierstromen nemen af, terwijl digitale informatiedragers en productvernietiging juist belangrijker worden.

“Telefoons, laptops en andere datadragers bevatten steeds meer gevoelige informatie. Dat vraagt om dezelfde zorgvuldigheid.” Daarom heeft CA+ de afgelopen jaren certificeringen uitgebreid met mobiele vernietiging, datavernietiging en productvernietiging. Ook is er een regeling voor bedrijven die uitsluitend inzamelen en de vernietiging uitbesteden.

“Niet iedereen wil of kan zelf vernietigen. Met deze opzet kunnen bedrijven toch gecertificeerd werken, zolang de verwerking maar bij een CA+ gecertificeerde partij plaatsvindt.”

Tegelijkertijd ziet Freerk hier een duidelijke uitdaging: in uitvragen voor productvernietiging en datavernietiging wordt CA+ nog lang niet altijd genoemd. “Dat is een van onze strategische prioriteiten. We willen dat CA+ net zo vanzelfsprekend wordt voor producten en data als het nu is voor papier.”

Samenwerking als sleutel

Freerk hoopt ook meer bedrijven uit andere sectoren, zoals de metaalbranche, te betrekken. “De eerste instappers zijn altijd het lastigst. Maar zodra er meerdere zijn, gaat de markt het ook vragen.” Samenwerking ziet hij als sleutelwoord voor de toekomst. Door dalende volumes en investeringen in duurzaamheid zoeken bedrijven elkaar steeds vaker op, zowel in inzameling als in verwerking. “Dat maakt de sector sterker. En CA+ is juist bedoeld als collectief: samen normen vaststellen, samen bekendheid creëren en samen richting opdrachtgevers optrekken.”

De rol van Lejeune

Binnen die samenwerking speelt Lejeune Association Management een belangrijke rol als onafhankelijk secretariaat. Freerk benadrukt dat het werk binnen de commissie grotendeels naast ieders dagelijkse functie gebeurt. “Het is vrijwilligerswerk en dan is professionele ondersteuning essentieel. Coördinatie, communicatie met certificerende instanties, marketing, secretariële taken: zonder dat verlies je slagkracht.”

Die ondersteuning vraagt ook om betrokkenheid van de leden. “Je moet bereid zijn daarin te investeren. Anders kom je niet verder.”

Vooruitkijken: verbreding van CA+

Voor de komende jaren heeft Freerk een helder doel: CA+ verder positioneren als breed keurmerk, niet alleen voor papiervernietiging, maar ook voor product- en datavernietiging.

“Dat zou ik graag willen nalaten. Maar dat kan ik niet alleen. Dat moeten we samen doen.”

Daarom blijft hij voorlopig actief als voorzitter van de CA+ commissie. De sector ontwikkelt zich continu, en daarmee blijft er werk. En steeds komt hij terug bij dezelfde kern: “Bewustzijn creëren is altijd de basis geweest van wat we doen.”

Tekst: Ria Luitjes
Foto: Freerk Potze