Project Lejeune: Nieuw online platform IGC Global Promotions

IGC Global Promotions

De communicatie met en tussen leden is van levens belang voor een brancheorganisatie. Voor leden van IGC Global Promotions, een internationale brancheorganisatie van meer dan 50 distributeurs van promotionele producten uit 47 verschillende landen, is het gebruik maken van de gemeenschappelijke kennis een van de belangrijkste redenen voor lidmaatschap. Deze in 1956 opgerichte vereniging is van oudsher oud en sterk verbonden netwerk, waarbij leden bijna dagelijks een beroep doen op de kennis binnen de groep. Zeker bij een internationale brancheorganisatie als deze kan een goed online platform de afstand tussen de leden verkleinen en het groepsgevoel versterken.

Het oude, op maat gemaakte intranet bood niet meer de gewenste flexibiliteit en aanpassingen werden te duur. Lejeune is gevraagd om de overgang naar een ander platform te coördineren en uit te voeren. Onze ervaring op het gebied van verenigingscommunicatie en projectmanagement komt bij een dergelijk project goed van pas.

Gebruikers wensen en organisatie doelstellingen

We zijn het project gestart met de inventarisatie van de functionele eisen voor het nieuwe platform:
– Waarvoor willen leden het platform gebruiken?
– Zijn verschillende toegangsniveaus nodig?
– Hoeveel gebruikers verwachten we?
– Moet het platform zowel op PC als mobiel te bereiken te zijn?
– Voor wat voor soort communicatie wordt het platform gebruikt?”

Hierbij hebben we niet alleen naar de wensen van de gebruiker, maar ook naar de doelstellingen van de organisatie gekeken.

Als startpunt hebben we de functionaliteit van het bestaande systeem in kaart gebracht en vervolgens de toekomstwensen geïnventariseerd. De uitkomsten zijn met het bestuur, stakeholders en enkele key users besproken om tot een eisenpakket en selectiecriteria te komen.

Pilotfase

Op basis van de selectiecriteria zijn verschillende aanbieders van intranetoplossingen benaderd en is een pilot gestart met Mangoapps.

Tijdens de pilotfase hebben wij, samen met bestuurs- en commissieleden het gebruiksgemak en de flexibiliteit van het systeem getest. Hierdoor kregen wij de mogelijkheid om het platform het naar de wensen van de vereniging in te richten. Deze fase was onmisbaar, aangezien dit veel meer inzicht gaf dan een korte productdemonstratie.

Lancering van het nieuwe platform
Na het definitieve groene licht van het bestuur en het overzetten van alle inhoud van het oude platform naar het nieuwe, hebben we het platform eind 2018 gelanceerd . Dit hebben we gedaan met verschillende online workshops voor de leden zodat ze direct de ins- en outs van het platform leerden kennen.

Uiteindelijk staat of valt het intranet bij de acceptatie door de leden. Om interesse te wekken en vast te houden hebben wij voor de eerste maanden na lancering een contentkalender opgesteld om het platform te voorzien van een aanhoudende stroom nieuwe inhoud. Verder fungeren een aantal bestuurs- en commissieleden als ambassadeurs om de rest te inspireren, terwijl wij bij Lejeune het aanspreekpunt zijn voor leden met technische vragen.

Sinds lancering van het nieuwe online platform is het aantal actieve gebruikers gegroeid procent. Met een extra live workshop tijdens onze aankomende ledenvergadering gaan we dit verder uitbouwen, zodat de leden elkaar niet alleen tijdens dit jaarlijkse evenement spreken, maar elkaar dagelijks kunnen vinden op het intranet!

Rol Lejeune Association Management
Mark Macaré, adviseur verenigingsmanagement bij Lejeune en communications manager van IGC Global Promotions heeft een initiërende en faciliterende rol voor IGC Global Promotions en haar leden. Het ontwikkelen van strategische projecten, marketing activiteiten en ledenprogramma’s, in zowel een adviserende als uitvoerende rol, zijn kerncompetenties van Lejeune.

Bezoek voor meer informatie over IGC Global Promotions de website.