18 juni 2020

Branchevereniging tijdens COVID19: georganiseerd, oplossingsgericht en zichtbaar. Deel 3

Brancheverenigingen maken zich hard voor de belangen van hun leden. Zij zijn zichtbaar en worden gezien als dé expert, of in marketingtermen een ‘thought leader’ in hun vakgebied.

In een serie van meerdere artikelen laten we verenigingsmanagers, relatiemanagers, c.q. project- & communicatie managers en officemanagers van Lejeune Association Management aan het woord. Zij vertellen over hun eigen rol als belangenvertegenwoordiging, de relatie met beleidsmakers en media, de verschillende projecten, de communicatie en de secretariële ondersteuning. Maar ook hoe zij persoonlijk deze rol hebben ervaren tijdens de veranderingen die nodig waren in de Coronacrisis.

In deel 1. vertellen Hans Koning en Astrid Lejeune over hun ervaringen.
In deel 2. Laten we Hans van Schaik en Jules Lejeune aan het woord.

In deel 3 vertellen Barbara Ginter, Elke Verbaarschot en Jakovina van Haeringen over hun ervaringen in hun rol als relatiemanager waarbij de focus ligt op projectmanagement en communicatie.

Verenigingsmanagement tijdens COVID19 Barbara Elke en Jakovina

Barbara Ginter
Projectmanagement en communicatie voor ECMA, EuroFM, ECSPP, EMPHA, ILP Vegetable

‘Half maart, direct na de aankondigingen van de maatregelen vanuit de overheid dacht ik in eerste instantie dat ik met een week of twee wel klaar zou zijn met mijn werkzaamheden en dat het daarna rustig zou worden. Het tegendeel bleek echter waar.

Voor ECMA hebben we alle meetings omgezet naar conference calls. Elk land kon haar ervaring delen over onderwerpen zoals Sales & Logistics of Health & Safety. Het jaarlijkse ECMA-congres hebben we verplaatst naar 2021. Operationeel heeft dat ook nog wel wat voeten in aarde. Mijn rol in het gehele proces ligt vooral bij het informeren van de leden, Mike Turner, Managing Director ECMA is verantwoordelijk voor de inhoud. Om de leden optimaal te informeren hebben we op de website een aparte sectie gemaakt met het laatste nieuws of belangrijke ontwikkelingen. Ook hebben we de LinkedIn groep omgezet naar een openbare pagina, zodat iedereen makkelijk daar zijn of haar informatie kan vinden. Ondertussen groeit het ledenbestand gewoon door, we mochten namelijk drie nieuwe leden verwelkomen de afgelopen drie maanden.

De jurering voor onze jaarlijkse European Carton Excellence Award vindt in deze periode altijd fysiek plaats, in Den Haag. Dit hebben we nu omgetoverd tot een volledige online jurering. De juryleden loggen in op het systeem waar de aanmeldformulieren en foto’s van de inzending zijn geüpload. De lijst van 80 inzendingen wordt teruggebracht tot een shortlist van 20. Deze 20 worden gevraagd om ons vier monsters van de verpakking te sturen. Deze monsters verzenden we naar het huisadres van de juryleden ter beoordeling. In een ZOOM meeting worden de resultaten besproken en de winnaars gekozen. Hoe we de uiteindelijke prijsuitreiking gaan organiseren bespreken we binnenkort.

Sinds begin 2020 is EuroFM nieuw in het portfolio van Lejeune Association Management. Midden in de Corona-crisis. Een nieuwe klant vraagt in het begin extra aandacht en overleg. Zo blijkt maar weer dat ook dit gewoon online is in te vullen. Het jaarlijkse congres dat begin juni plaats zou vinden in Barcelona is omgezet naar een online event. De geplande research sessies vonden onlangs online plaats. Ook Het Students’ Festival zal in juni via internet worden gehouden.Met o.a. de wedstrijd waarin we Facility Management studenten vragen om innovatieve ideeën te pitchen voor in hun vakgebied. Voor de prijsuitreiking kijken we net als andere verenigingen ook voor de vereniging EuroFM naar mogelijkheden die we hebben door de Corona beperkingen.'

Elke Verbaarschot
Projectmanagement en communicatie: Radtech Europe, FINAT, Afera

In de afgelopen periode heb ik gemerkt dat er behoefte was om regelmatig samen te komen en ervaringen uit te wisselen. Niet eens alleen om de marktwerking en uitdagingen op het vakgebied te bespreken, maar ook om samen te komen en de werkvloer te bespreken en te horen hoe het met iedereen gaat. De regelmatige webinars die wij nu organiseren sinds het begin van de crisis voor een aantal verenigingen worden ook nu nog steeds goed bezocht, omdat de situatie zo snel verandert en er dus constant nieuwe informatie te delen is. Ook kun je op deze manier gezamenlijk brainstormen en kijken naar het toekomstperspectief. Je merkt wel dat gaandeweg men meer gewend is geraakt aan het virtueel afspreken (al word je nu ook wel om je oren geslagen met alle Zoom meetings). Dat is fijn, want iemand zien, terwijl je diegene spreekt, al is het virtueel, is toch persoonlijker dan een telefonisch gesprek. Dit is ook een juist een goed moment om het persoonlijke contact op die manier weer op te pakken en leden individueel te spreken om te vragen wat zij nu van de vereniging verwachten naast het pakket dat je al aanbiedt en hoe je hen nu en in de toekomst verder kan helpen. Leden waarderen dit zeer en zo geef je weer een extra boost aan de verenigingsactiviteit op een moment waarin je de leden niet fysiek kan ontmoeten. In deze periode hebben we eigenlijk een extra dimensie ontdekt in communiceren die we straks gewoon naast de gebruikelijke evenementen kunnen voortzetten en zelfs in de vorm van hybride evenementen kan gaan combineren.

Jakovina van Haeringen
Projectmanagement en communicatie voor FINAT

Bij Lejeune ontkomen wij ook niet aan de gevolgen van het corona-virus. Social distancing is bij ons omwille van de veiligheid van het personeel ook van kracht. Als Relatiemanager en hoofd van de werkgroep Werkomgeving heb ik de taak ons kantoor coronaproof of liever gezegd klaar voor het ‘nieuwe werken’ te maken. Dat houdt o.a. in: werkplekken op gepaste, veilige afstand te zetten; desinfecterende gel bij de ingang, op tafels en in gemeenschappelijke ruimtes te deponeren en een leidraad van maatregelen volgens de RIVM normen op te stellen zodat het personeel en de bezoeker weet waar hij/zij aan toe is.

Weten, oftewel informatie verschaffen, is nog steeds belangrijk. Ook in deze moeilijke tijden is het zaak het hoofd koel te houden en goed en efficiënt te blijven communiceren. Nu ook veel van de fysieke evenementen zijn uitgesteld of geannuleerd, moet de waarde van het lidmaatschap op een andere manier tot uiting komen. De leden van onze verenigingen zitten met vragen -nu vooral coronagerelateerd- die om een antwoord schreeuwen. Wat kan de vereniging voor hen betekenen?

Zo houden we bij FINAT, de Europese vereniging voor zelfklevende etiketten, waar ik Events & Communications Manager ben, de ontwikkelingen goed in de gaten en informeren we de leden via de nieuw ontwikkelde Covid-19 webinars. Ik zelf giet de informatie in de nieuwsbrief (Labelling News Online) die om de week, naar meer dan 3.350 adressen over de hele wereld wordt gestuurd. Daarnaast gaat de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden ook gewoon nog door. Ik wacht met spanning af of het technisch seminar dat begin maart was gepland en waarvoor ik in samenwerking met de Seminar Programme Committee een uitgebreid programma had opgezet, op 2-4 december a.s. in Barcelona doorgang kan vinden. Idem voor de juryvergadering van onze jaarlijkse etikettenwedstrijd. Helaas is het gissen naar wat er komen gaat en dat bemoeilijkt de planning.

In de tussentijd blijven we onverstoord verder werken aan onze dienstverlening, communicatie en verbondenheid met onze leden.

 

Meer lezen over de ervaringen van verenigingsmanagement adviseurs?

Klik hier en lees deel 1. met Hans Koning en Astrid Lejeune
Klik hier en lees deel 2. met Hans van Schaik en Jules Lejeune