4 juni 2020

Branchevereniging tijdens COVID19: georganiseerd, oplossingsgericht en zichtbaar. Deel 2

Brancheverenigingen maken zich hard voor de belangen die spelen in hun sector. Zij zijn zichtbaar en worden gezien als dé expert, of in marketingtermen een ‘thought leader’ in hun vakgebied. In deel 1 (van 4) van deze serie kunt u meer lezen over de rol van brancheverenigingen tijdens de coronacrisis.
In een serie van meerdere artikelen vertellen, verenigingsmanagers, relatiemanagers en officemanagers van Lejeune Association Management over hun eigen rol als in de  belangenvertegenwoordiging, de relatie met beleidsmakers en media, de communicatie en de secretariële ondersteuning. Maar ook hoe zij deze rol hebben ervaren tijdens de veranderingen die nodig waren in deze Coronacrisis. In deel 1. vertellen Hans Koning en Astrid Lejeune over hun ervaringen. In deel 2. Laten we Hans van Schaik en Jules Lejeune aan het woord.

 Adviseur Verenigingsmanagement Hans en Jules NL

Hans van Schaik
Adviseur verenigingsmanagement  Koninklijke Kartoflex, Vouwkarton Platform Nederland, European Paperboard Packaging Alliance, Eurowaxpack

'Na de intelligente lockdown op 15 maart was er vooral onzekerheid en onduidelijkheid. Veel vragen over wat kan wel en wat kan niet op gezondheidskundig gebied. Hoe moet ik omgaan met mijn personeel, hoe garandeer ik hun veiligheid op de werkvloer? Maar ook hoe kunnen we als bedrijf doordraaien? Leveren wij producten aan essentiële processen? Wat gebeurt er met klantorders? Gaan de grondstofleveringen door en kunnen we blijven leveren? Een stortvloed aan vragen. Het was vanaf het begin een reis met voortschrijdend inzicht waarbij we gezamenlijk optrokken binnen de vereniging.'

'In vergelijking met andere branches valt voor de leden van de verenigingen waar ik voor werk, de financiële impact gelukkig mee. Meerdere van onze lid-bedrijven leveren aan de voedselindustrie, de farmaceutische industrie of ze leveren producten die te maken hebben met hygiëne of medische toepassingen. Deze productsegmenten draaien tijdens Corona door of de vraag wordt zelfs groter. Dit compenseert zo de omzet in segmenten waar de vraag is afgenomen.'

'Persoonlijk merkte ik dat ik alle informatie beschikbaar over Corona op de voet volgde. Door de overheid en de ondernemingskoepels worden heel veel inzichten en berichten naar buiten gebracht. Dat is goed, maar tegelijkertijd is het ook een ‘informatie-overkill’. Aan mij de taak om deze informatie voor onze leden te filteren op relevantie. Maar ook met hen mee te denken en te adviseren waar nodig. We hebben belrondes gehouden, nieuwsbrieven verzonden en interactieve webinars georganiseerd. Alles om zoveel mogelijk (praktijk)kennis en tips te verzamelen en elkaar hiermee te helpen.'

'De huidige versoepeling van de corona-maatregelen biedt weer mogelijkheden voor de eerste fysieke bijeenkomsten. Ik denk echter dat vergaderingen en bijeenkomsten vanaf nu standaard plaats gaan vinden in een hybride vorm, fysiek aangevuld met veel web meetings. Hierdoor is er vaker overleg, wordt het tempo opgeschroefd en worden we met elkaar ook slagvaardiger.'

'De wereld is door Corona anders geworden, maar ondertussen dendert op meerdere fronten de trein gewoon door. ‘Brussel’ komt bijvoorbeeld met verstrekkende beleidsplannen en regelingen rondom duurzaamheid/vergroening. In ‘Den Haag’ vaart men op zicht en beraadt zich nu op het Pensioenakkoord. Ondertussen is het koffiedik kijken wat de economie gaat doen en is het maar de vraag of er nu verantwoorde besluitvorming mogelijk is.'

'Het kernwoord op dit moment is onzekerheid. Juist in deze tijd is het van belang doorlopend kennis te verkrijgen, te delen en elkaar te ondersteunen binnen de vereniging.'

Jules Lejeune
De Europese brancheorganisatie voor zelfklevende etiketten FINAT, de Stichting PayChecked in Transport, Vereniging Herwinning Textiel (VHT)

'Er is door mijn drie collega’s al het nodige geschreven over de ervaringen vanuit hun verengingen, en die van mij lopen hiermee parallel (zie ook mijn eerdere blog). Het lijkt alweer eeuwen geleden toen ik op 25 februari jl. de bestuursvergadering van een internationale opdrachtgever in Amsterdam bijwoonde en daar de eerste berichten doorsijpelden over de beginnende Covid-19 uitbraak in Noord-Italië. Met nog een week te gaan tot het eerste evenement in 2020 van een andere internationale opdrachtgever, FINAT, in Barcelona (met bijbehorende bestuurs- en commissievergaderingen en deelnemers vanuit heel Europa) besloot ik contact op te nemen met mijn voorzitter.'

'Op dat moment was de ernst van de situatie nog niet te overzien, maar het feit dat diverse cruiseschepen en een hotel in Tenerife in quarantaine waren geplaatst zette ons wel aan het denken. Een dag later dook het virus ook op in Barcelona. Wat te doen: het evenement laten doorgaan en het risico nemen dat bijna 200 deelnemers twee weken opgesloten raken in een hotel, dan wel bij terugkomst hun collega’s thuis besmetten (met het risico op lamleggen van een hele industrie), of het evenement annuleren met het risico op omvangrijke (want niet te claimen) annuleringskosten op een moment dat er vanuit de WHO nog geen ‘pandemie’-verklaring was?'

'Uiteindelijk is gekozen voor de laatste optie. Drie maanden later lijkt dit met de wetenschap van nu een vanzelfsprekendheid, maar op dat moment was de afweging er een van ratio versus emotie. Het collectieve verstand het (gelukkig) gewonnen. Dankzij de coöperatieve opstelling van de congreslocatie en de realisatie onder de leden dat zij mede-risicodrager zijn van HUN vereniging is de schade voor de vereniging vooralsnog beperkt gebleven.'

De toekomst: ‘hug-honger’ en ‘web chat’

'Ondanks de fysieke afstand is de band van de vereniging met de leden sindsdien alleen maar nauwer geworden. Wie had vlak voor de uitbraak durven voorspellen dat het aandeel Zoom Video Communications zou stijgen van $ 105 op 24 februari naar bijna $ 225 begin juni? Internationaal werd er al steeds meer telefonisch en recentelijk via video vergaderd, maar sinds de lockdown hebben ook nationale verenigingen steeds meer de weg naar video-vergaderingen gevonden. Onze stiltekamers zijn fulltime bezet. Ook nu er weer beperkt fysiek vergaderd kan worden bij ons op kantoor verwacht ik dat deze trend zal doorzetten en het verenigingsproces steeds meer een afwisseling wordt van ‘hug-honger’, elkaar op gezette en vooraf bepaalde vaste tijden live ontmoeten inclusief bijkomend relatiemanagement, en ‘web chat’, waarbij afhankelijk van de noodzaak op (zeer) korte termijn contact wordt gelegd om vanachter het eigen scherm doel- en taakgericht zaken tot stand te brengen. Voor het laatste zal het eerste altijd van essentieel belang blijven.'

In het algemeen zie ik overal om me heen voorbeelden van de cruciale rol die verenigingen en beroepsorganisaties hebben gespeeld bij het beheersen van deze crisis als bedrijfstak. Een eenvoudig voorbeeld: ik ben net terug van de kapper na mijn eerste knipbeurt sinds de lockdown van de afgelopen 2,5 maanden. Als kleine ondernemer sprak hij zijn waardering uit voor de inspanningen van zijn brancheorganisatie ANKO om niet alleen bij de overheid de weg te bereiden voor de heropening van de winkels een paar weken geleden, maar ook begeleiding te bieden bij maatregelen om dit veilig te doen. “Ik betaal € 700,- per jaar aan contributie en ontvang in ruil daarvoor allerlei kortingen en voordelen, maar dit was het meest waardevolle rendement dat ik tot nu toe heb gehad van het lidmaatschap.” 

Deel 1. nog niet gelezen? klik hier
Deel 3 nog niet gelezen? Klik hier